Prendre les bonnes décisions rapidement et avec un fort engagement des personnes concernées…

Plus facile à dire qu’à faire!

Voilà un beau défis que doivent affronter tous types d’organisations: entreprises, associations, collectifs de citoyens ou encore communes.

Les 2 schémas présentés dans cet article vous aideront à choisir la bonne méthode de prise de décision selon le type de décision que vous avez à prendre.

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👉 Retrouvez chaque mois dans notre bulletin d’information nos  derniers articles, fiches pédagogiques ou webinaires pour mieux connaitre la gouvernance partagée et approfondir vos pratiques.

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Une solution miracle pour prendre des décisions?

Malheureusement non.

Il n’existe pas UNE SEULE méthodologie miracle qui permettrait de prendre des décisions à la fois pertinentes, de manière très rapide et avec un fort engagement de tous les membres de l’organisation.

Il existe en fait plusieurs processus, plus ou moins rapides et plus ou moins engageants pour les personnes concernées.

Il s’agira donc pour vous et votre équipe de:

1- Connaitre ces différents modes de prise de décision;
2- Choisir le mode le plus adapté en fonction de la décision à prendre.

 

Comment ça marche?

Chaque organisation a sa propre manière de prendre des décisions.

En entreprise par exemple, il est encore difficile aujourd’hui de sortir des structures traditionnelles hiérarchisées et basées essentiellement sur un mode de prise de décision autoritaire:

==> “si mon chef me dit OK alors c’est bon, sinon, j’oublie.”

En ce qui concerne les projets associatifs, nous avons bien souvent la fâcheuse tendance à passer des heures à discuter de toutes les décisions tous ensemble (parfois même en pensant faire de la gouvernance partagée…).  En réalité c’est un consensus qui est recherché:

==> “J’ai un super projet pour le comité de mon association mais au lieu de m’aider à la mettre en place, les membres du comité vont discuter pendant toute la soirée de savoir si oui ou non cela respecte nos valeurs, si oui ou non cela va dans le sens de notre stratégie, si oui ou non nos partenaires seraient intéressés, … Frustré et énervé, je m’éclipse de la réunion à 23h en laissant les autres continuer à débattre et en ayant la désagréable sensation que mon idée simple à la base n’est pas prête de voir le jour…”

En gouvernance partagée, il s’agit d’utiliser tous les modes de prise de décision à notre disposition. Non seulement les modes autoritaire et consensuels, mais aussi le consentement et la consultation notamment.

Le schéma proposé par Instant Z nous donne donc un aperçu de 5 grands modes de prise de décision classés selon leur rapidité d’exécution (axe vertical) et l’engagement qu’ils suscitent auprès de l’équipe concernée (axe horizontal).

Voyez plutôt…

Prendre des décision - Instant Z

 

Explications en lien avec la gouvernance partagée Modèle Z

Autoritaire = à travers les domaines d’autorité de ses rôles, chaque membre de l’organisation a autorité sur certains aspects des activités. Il peut, ou pas, demander l’avis du groupe ou de personnes en particulier avant de trancher.

Consultatif = une demande d’avis est faite au groupe (ou à des personnes ciblées), puis la décision peut être prise soit par une seule personne (celle qui a autorité sur la question), soit par tout le groupe (en utilisant par exemple le processus de consentement).

Vote = décider en votant de manière classique n’est pas très apprécié en gouvernance partagée selon le Modèle Z. En effet, cela ne permet pas aux membres de donner leur avis sur toutes les propositions. De plus, si une décision est prise à 51% de personnes pour, il y aura 49% de membres du groupe qui étaient contre et devront vivre avec la décision… Nous préférons donc utiliser le processus de jugement majoritaire comme consultation avant de décider (voir ci-dessus mode consultatif).

Consentement = une proposition est validée par le groupe après que chaque membre ait eu l’occasion de poser des questions, donner son avis et lever une ou plusieurs objections.  Explorez le processus détaillé dans l’article Comment prendre une décision par consentement.

Consensus = le processus le plus long et le plus difficile: chercher à ce que chaque membre du groupe soit entièrement “pour” la proposition. Comme c’est très difficile d’être 100% pour, à l’Instant Z nous utilisons les 2 questions suivantes: “De quel pourcentage as-tu besoin pour dire que tu es “pour” la proposition?”, et ensuite: “Est-ce que la proposition atteint au minimum ton seuil d’acceptation?”.

 

Exemples de situations adaptées au mode de prise de décision

Prenons l’analogie de l’arbre pour représenter une organisation.

Les décisions qui concernent la base de l’organisation (les racines) vont nécessiter le plus d’engagement des membres. Des processus plus longs vont donc être utilisés comme le consensus ou le consentement. En gouvernance partagée, il s’agira notamment de la raison d’être de l’organisation et de ses valeurs.

Plus on monte vers les feuilles de l’arbre qui représentent les actions du quotidien, plus il va falloir décider rapidement et éventuellement confier l’autorité directement aux personnes concernées à travers les domaines d’autorité des rôles.

Prendre des décision - Instant Z

Points d’attention

> D’abord, il est utile d’insister une fois de plus sur le fait que la gouvernance partagée selon le Modèle Z vise à utiliser tous ces modes de prises de décision. Par exemple, nous recommandons d’utiliser le consentement principalement pour les réunions de réorganisation. Si trop de décisions de type “opérationnelles” se font au consentement, cela peut prendre beaucoup de temps et fraîner l’autonomie des membres dans leurs rôles et domaine d’autorité.

> De manière plus générale: soyons transparents dans nos équipes de travail quant à la méthodologie que l’on s’apprête à utiliser. Cela apporte plus de clarté dans la communication et permet d’éviter des frustrations du genre:

“Je pensais pouvoir enfin influencer une décision importante concernant mon domaine d’activité [je pensais au CONSENSUS], mais je me rends compte que ma chef, après m’avoir demandé mon avis, fait tout autre chose [elle a utilisé la CONSULTATION]…”

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