Comment sont définis les rôles dans votre organisation?

Bien souvent les descriptifs de poste se résument en une longue liste de tâches qui se veut exhaustive et devient rapidement désuète…

Voici comment créer des rôles réellement soutenant pour le travail au quotidien : inspirants, clairs, précis et en plus de ça, facilement évolutifs !

Cette méthode de définition des rôles est inspirée de l’Holacracy.

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Des fiches de poste floues, limitantes et déconnectées de la réalité…

Bien souvent les descriptifs de poste se résument en une longue liste de tâches qui se veut exhaustive.

Prenons l’exemple d’un poste “Spécialiste marketing et communication” trouvé sur internet:

définition roles gouvernance partagée - Instant Z

Voici 4 grands problèmes liés à ce type de descriptif :

❌1 – Manque de flexibilité : Difficile de faire évoluer cette fiche de poste une fois le contrat signé pour pouvoir s’adapter à l’évolution de l’environnement, des compétences ou des envies de la personne en charge ;

❌2 – Peu inspirant : mon nouveau job 40h / semaine se résume à cette longue liste tâches : mais pourquoi ces tâches sont elles importantes pour l’organisation et ses clients ? En quoi ce poste est-il vraiment utile ?

❌3 – Peu de place pour la créativité : dans le profil recherché il est écrit « être force de proposition » : mais quelle place est donnée à la créativité lorsque mon travail se résume en une liste de tâches prédéfinies ?

❌4 – Aucune autorité clairement confiée avec ce poste : est-ce moi seul qui décide de la stratégie de communication ou bien dois-je la soumettre à un comité de direction ? S’il est nécessaire de trancher sur l’utilisation de tel réseau social plutôt qu’un autre, ai-je l’autorité de prendre la décision ?

Ces problématiques et cette manière de faire résulte directement du modèle de gouvernance pyramidal : une manager décide qu’il est temps d’embaucher une nouvelle personne, les RH rédige cette fiche de poste et la négocie avec le nouvel employé qui n’aura ensuite plus jamais la possibilité de la faire évoluer en fonction de la réalité du terrain.

Résultat : manque de clarté, dépendance des décisions de sa manager pour définir ses priorités et passablement de frustration liées aux problématiques citées ci-dessus.

 

Les 3 éléments clés pour des rôles clairs, inspirants et évolutifs

En gouvernance partagée selon le Modèle Z, les rôles sont définis selon 3 axes, pour s’assurer d’avoir des descriptifs clairs et précis, permettant à la personne en charge d’exprimer toute sa créativité et de prendre des initiatives tout en sachant qu’elle restera alignée sur le reste de l’équipe.

Ces 3 éléments sont :

💖 La Raison d’Etre : en 1 à 2 phrase dire pourquoi le rôle existe et ce qu’il fait, sans entrer dans le détail du comment il le fait.
>> objectif : donner toute la place à la créativité et à l’autonomie de la personne sur le COMMENT elle le fait.

🎁 Les attendus : les engagement pris envers les autres membres de l’équipe ou de l’organisation
>> objectif : permettre de clarifier et se mettre d’accord sur les engagements pris par le rôle.

🗝️ Les domaines d’autorité : les éléments que l’équipe me confie et sur lesquels j’ai toute autorité.
>> objectif : donner de la responsabilité à chacun et prendre plus rapidement des décisions en réunion.

 

Un exemple

En résumé, voici notre exemple initial remanié selon cette manière de faire :

Nom du rôle : Communication et marketing

💖 Raison d’Être :

Rendre visibles et attrayantes les offres et services de notre entreprise en élaborant des stratégies de marketing ciblées, en organisant des événements et en assurant notre présence sur les réseaux sociaux.

🎁 Attendus :

  • Établir et suivre la stratégie marketing globale de l’entreprise
  • Répartir le budget marketing annuellement dans les différents départements
  • Élaborer un concept et un plan de distribution
  • Développer une stratégie ciblée dans les secteurs spécialisés de notre organisation et en assurant une mise en œuvre efficace
  • Planifier et organiser régulièrement des opérations de vente, des manifestations clients, événements et activités de sponsoring dans la salle d’Event
  • Remplacer l’assistante de Direction (rédaction de procès-verbaux et animation des séances)

🗝️ Domaines d’autorité :

  • Le choix et l’utilisation des réseaux sociaux
  • Le planning de la salle d’Event
  • Le budget marketing
  • La stratégie marketing (en consultation avec les membres du département « Communication »)

 

Quelques points d’attention

🚨 Une personne peut prendre plusieurs rôles :

Lors de la création des rôles, il s’agit de trouver le juste équilibre entre des rôles trop précis, liés à une seule tâche en particulier, et les “fourre-tout” trop génériques. Le but est de découper les activités nécessaires au bon fonctionnement de l’organisation pour gagner en clarté dans la structure, faciliter la passation des rôles et leur ajustement au fil du temps.

En moyenne, une personne peut avoir la charge de 10 à 20 rôles dans une organisation.

🚨 Les rôles doivent pouvoir évoluer dans le temps :

Pour que les rôles puissent être réalisés au mieux, il est crucial que la personne qui est en charge du rôle se sente à l’aise dans le cadre fixé. Ce cadre (raison d’être, attendus et domaines d’autorité) doit donc pouvoir évoluer dans le temps en fonction des besoins de l’organisation et de l’expérience du terrain.

C’est pour cette raison que les réunions dites “de réorganisation” sont utiles : elles permettent le déroulement du processus d’évolution des rôles et responsabilités au sein de l’organisation.

🚨 Que faire des rôles “ingrats”, ceux dont personne ne veut ?

Il y aura toujours des rôles dont personne ne veut mais qui sont pourtant nécessaires au bon fonctionnement du projet. En cas de difficulté pour la répartition de ces rôles, il est donc conseillé de les mettre en évidence en cherchant ensemble la solution qui convient le mieux, quitte à engager une personne qui souhaite les prendre en charge.

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