Retrouvez chaque mois dans notre bulletin d’information nos derniers webinaires pour partager nos retours d’expérience et échanger avec des personnes ayant vécu la transition vers la gouvernance partagée…
Dans cet article vous découvrirez les grands pièges de la gouvernance partagée de manière humoristique. Si vous le souhaitez, vous pourrez ensuite visionner la vidéo de rediffusion de ce webinaire!
Comment faire pour échouer à coup (presque) sûr en gouvernance partagée?
Voilà la question que nous nous sommes posée avec l’équipe de l’instant Z lors de la préparation du Webinaire de juin 2020 intitulé « 10 astuces pour échouer dans la mise en place de la gouvernance partagée ».
Bizarre?
Pas du tout! Il s’agit en fait d’une méthode éprouvée de coaching d’équipe qui consiste à imaginer tout ce qu’un groupe de travail peut faire pour échouer dans l’atteinte de son objectif principal.
Les membres de l’équipe sont ainsi sensibilisés à toutes les choses qu’ils ne doivent pas faire!
Chouette non? C’est en tout cas ce qui nous a permis d’identifier notre top 10 des techniques de sabotage pour passer en gouvernance partagée au sein d’une organisation.
Le TOP 10 des pièges à éviter selon notre expérience
Nos années d’expérience montrent que bien souvent, les organisations qui souhaitent passer en gouvernance partagée tombent dans les mêmes travers…
Cette situation est bien légitime: le passage d’un modèle hiérarchique dans lequel tout repose sur les managers et le contrôle, vers un modèle de gouvernance partagée qui s’établit sur la confiance et le lâcher-prise n’est vraiment pas simple !
Alors, rien de mieux que l’humour pour illustrer les grands pièges qui tendent le nez aux organisations qui décident de passer en gouvernance partagée.
Voici donc sans plus attendre notre top 10 des astuces pour échouer…
N°10 – Négliger l’inclusion des nouveaux membres
Inclusion des nouveaux membres – gouvernance partagée Modèle Z
En gouvernance partagée, un processus d’inclusion des nouveaux membres n’est pas du luxe!
Il permet aux personnes intéressées à rejoindre votre organisation de bien saisir les intentions de votre projet (raison d’être, valeurs, documents fondateurs) et votre fonctionnement (organigramme, processus de décision,…).
Le mieux est d’avoir un système de parrainage pour qu’une nouvelle arrivante puisse avoir un point de référence dans l’organisation.
N°9 – Laisser les membres enfreindre les règles sans recadrer
N°9 – Laisser les membres enfreindre les règles sans recadrer – Gouvernance Partagée Modèle Z
La gouvernance partagée comme nous la proposons dans le Modèle Z se base sur des processus bien définis qui perdent tout leur sens si tout le monde peut passer outre sans raison et surtout sans être interpeller par d’autres membres du groupe.
Il s’agit donc de faire prendre conscience au groupe et à la personne concernée qu’il y a eu sortie de cadre. Si cela se produit trop souvent, c’est qu’il y a un problème, soit de mauvaise compréhension du cadre donné soit de sa non-acceptation. À clarifier dans tous les cas!
Une question de juste milieu entre « trop rigide » et « trop laxiste » par rapport au cadre donné.
N°8 – Fuir les tensions et conflits inter-personnels
N°8 – fuir les conflits – Gouvernance Partagée Modèle Z
Les conflits semblent inévitables dans tout groupe et tout type de gouvernance, même avec des personnes de bonnes volonté.
Ne négligez donc pas la création de ces 3 éléments:
1- Un cadre relationnel: pour se mettre d’accord sur « ce qui se fait et ce qui ne se fait pas » dans notre collaboration
2- Un processus de résolutions de conflits inter-personnels: pour savoir comment gérer une situation de conflit avant que celui n’arrive!
3- Un processus d’exclusion: pour les mêmes raisons…
N°7 – Croire que les processus stricts suffisent
N°7 – Les processus suffisent – Gouvernance Partagée Modèle Z
Si des processus de réunion ou de prise de décision bien construits sont très soutenants pour une organisation (et souvent très présents en gouvernance partagée), il ne faut pas pour autant négliger les relations humaines.
Prenez le temps de prendre soin des membres de votre organisation en utilisant les processus pour ce qu’ils sont: un moyen et pas une fin! Cherchez sans cesse le juste milieu entre « trop rigide » et « trop laxiste » par rapport au cadre donné.
N°6 – Tout décider tous ensemble
N°6 – tout décider ensemble – Gouvernance Partagée Modèle Z
C’est une fausse croyance que nous entendons souvent « La gouvernance partagée: c’est prendre les décisions tous ensemble ».
Ce n’est en tout cas pas notre vision de la gouvernance partagée. En effet, si vous tentez de prendre toutes les décisions par consentement ou par consensus, vous allez probablement manquer d’efficacité et perdre beaucoup de personnes qui seront frustrées de cette manière de travailler.
La clé réside dans la connaissance et la juste utilisation de tous les modes de prise de décision à votre disposition, chacun étant adapté à une situation donnée: depuis le mode autoritaire jusqu’au consensus (voir aussi notre article sur les 5 grands modes de prise de décision).
N°5 – Ne pas écrire les règles
N°5 – Ne pas écrire les règles – gouvernance partagée Modèle Z
Selon notre expérience, les règles tacites sont dangereuses car elles sont souvent utilisées au profit des personnes qui les connaissent les mieux et savent les interpréter comme ça les arrange…
Nous vous invitons donc à poser par écrit chaque nouvelle règle, cela facilitera non seulement l’intégration de nouvelles personnes dans l’organisation mais cela permettra aussi d’y faire plus facilement référence et d’y revenir simplement lorsqu’elles doivent être actualisées.
Plus largement, une constitution peut être utilisée en intégrant toutes les règles du jeu de votre modèle de gouvernance – c’est une des raisons qui nous a poussés à rédiger une constitution pour le Modèle Z!
N°4 – Ne pas faire de réunion de réorganisation
N°4 – Pas de réunion de réorganisation – échouer en gouvernance partagée Modèle Z
C’est un des éléments centraux de la gouvernance partagée: la capacité pour chaque membre de l’organisation à réinterroger et faire évoluer la structure au fil du temps.
Ne pas faire de réunion de réorganisation alors que vous dites être en gouvernance partagée revient à dire qu’une personne ou un groupe de personne garde le pouvoir sur votre structure: c’est à dire les rôles, les cercles (départements), le règlement, mais aussi l’attribution des rôles clés!
N°3 – Se lancer sans se former
N°3 – se lancer sans se former – échouer en gouvernance partagée Modèle Z
Un jour, une personne est venue vers nous en nous disant: « Je suis un peu désemparée, ma direction m’a confié un projet pilote pour faire de la gouvernance partagée dans une équipe avec comme seul soutien le livre de Frédéric Laloux « Reinventing Organization » »…
Fonctionner en gouvernace partagée est un réel changement de paradigme par rapport au modèle hiérarchique traditionnel. Difficile de le faire sans être accompagné.e par des personnes expérimentées ni prendre connaissance des processus et valeurs qui s’y rattachent.
Cela s’accompagne non seulement d’une nouvelle culture d’organisation, basée sur des valeurs comme la confiance, la transparence ou encore l’autonomie, mais cela comprend aussi de nombreux processus qu’il s’agit de bien comprendre et maîtriser avant de se lancer!
En vous lançant sans vous former, vous prenez donc le risque, tôt au tard, de devoir faire marche arrière (pour demander un soutien externe, ou pour vous former…) lorsque certaines choses ne fonctionnent pas ou plus ou si vous avez mis de côté des éléments clés que vous aviez identifiés comme « superficiels » au départ (comme la réunion de réorganisation, par exemple – voir TOP 4).
N°2 – Mal définir la Raison d’Être et le cadre éthique
N°2 – pas de raison d’être – échouer en gouvernance partagée Modèle Z
Pour définir la gouvernance partagée, nous parlons aussi du « Pilotage par la raison d’être »… Mais comment faire si celle-ci n’est pas définie ou pas claire?
Partir trop rapidement dans le quotidien des activités sans prendre le temps de s’aligner sur la raison d’être de l’organisation, le « Pourquoi on existe? », c’est courir le risque de se retrouver chacun.e en train de tirer dans une direction différente après quelques mois, voir quelques années d’activités.
Le gros problème, c’est qu’une fois que les membres de l’organisation prennent conscience qu’ils ne sont pas alignés, c’est souvent déjà trop tard pour revenir en arrière: des projets sont entamés, des visions différentes sont partagées en-dehors de l’organisation, des valeurs qui semblaient être communes sont source de conflits inter-personnels, etc…
À l’instant Z, nous proposons de revenir sur la raison d’être et le cadre éthique (les valeurs et leur définition) de l’organisation tous les 2 à 5 ans selon les besoins. Cela vaut donc le coup de se poser 1 ou 2 journées en début de projet pour clarifier ces éléments de base!
N°1 – Des personnes fondatrices ou ex-dirigeantes ne lâchent pas vraiment
N°1 – les dirigeants ne lâche pas le pouvoir – échouer en gouvernance partagée Modèle Z
Il est compréhensible qu’après de nombreuses années de fonctionnement de type hiérarchique, le lâcher-prise peut s’avérer bien difficile pour certains…
Il arrive régulièrement que certaines de ces personnes, ex-dirigeantes ou fondatrices du projet, soient tentées de reprendre le pouvoir quand les choses ne vont pas dans leur direction.
Si cela arrive, il s’agit de le rendre visible le plus vite possible pour réajuster ces comportements, en cas de « mea culpa » de ces personnes, ou au moins de prévenir l’ensemble des membres pour être clair: « Nous souhaitons revenir en arrière ».
Rien de plus pénible et déstabilisant pour les membres de l’organisation que de vivre une gouvernance partagée en co-habitation avec l’ancien système de management hiérarchique!
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