5 astuces pour des réunions efficaces et fluides

par | mai 2021 | Pratiquer la gouvernance partagée | 0 commentaires

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Des réunions longues et frustrantes… 🤔

Nos réunions opérationnelles sont trop souvent à rallonge, fatigantes et frustrantes

❌ Longues : parce que personne ne facilite correctement la séance

❌ Fatigantes : parce que tout le monde s’exprime en même temps

❌ Frustrantes : parce que nous passons à côté des sujets importants

Dans cet article, nous vous livrons 5 leviers puissants et relativement simples à mettre en place, pour éviter ces situations et ressortir de vos réunions soulagé.e et plein.e d’énergie pour les tâches à réaliser ensuite en autonomie !

En respectant ces conseils, vous permettrez la mise en place d’un environnement de réunion orienté solution :

✔️ La parole est distribuée de façon pertinente : la mise en relation des personnes concernées par le point est privilégiée

✔️ Les sujets sont traités les uns après les autres et par priorité, sans se perdre

✔️ La réunion est dynamique et stimulante

✔️ Les personnes présentes sont assurées de ressortir de la réunion avec, au moins, une première piste de solution aux problématiques qu’elles avaient en début de séance

Ces conseils s’appliquent en priorité aux réunions dites « opérationnelles », dans lesquelles l’intention est d’abord de faire circuler l’information entre les membres de l’équipe, sans prendre de longs temps de discussions ou de débats, pour débloquer les freins à l’action.

 

Les 5 astuces pour des réunions opérationnelles efficaces

Voici donc 5 astuces et 2 idées bonus pour vous permettre d’atteindre un plus haut niveau d’efficience en réunion et de satisfaction des participant.e.s :

1️⃣ Définissez dès le début de la séance une personne pour la facilitation et une autre pour réaliser le PV (le mieux est de ne pas changer tout le temps ces personnes pour garder une continuité dans le rythme et la dynamique) ;

2️⃣ Ne définissez pas l’ordre du jour à l’avance ! Demandez plutôt à chaque membre du groupe en début de réunion « Quels sont les points que vous avez besoin de traiter aujourd’hui? ». La séance sera ainsi plus dynamique car tout le monde se sentira impliqué et le groupe pourra se concentrer sur les « tensions » présentes à ce moment là ;

3️⃣ Prioriser les points du jour dans cet ordre : Informations > Urgences > Autres. Les premiers seront vite traités car ils ne demandent pas d’interaction, et votre ordre du jour sera rapidement plus léger ! Ensuite assurez-vous de traiter d’abord les points urgents (à traiter absolument aujourd’hui). Enfin le reste ;

4️⃣ Ne prenez note au PV que des décisions prises et validez-le directement, point après point. De cette manière, le PV sera facilement consultable par la suite et directement validé en fin de séance ;

5️⃣ Démarrez chaque point du jour en posant à la personne qui l’amène ces 2 questions :  « À qui tu t’adresses? » et « De quoi as-tu besoin? ». Vous encouragez ainsi la personne qui prend la parole à être concise et les personnes non concernées peuvent se reposer mentalement.

 

Et 2 astuces en bonus

>> Commencez votre séance par un tour d’inclusion : chaque personne répond à la question “Dans quel état d’esprit j’arrive dans cette réunion?”. Cela permet d’établir une plus haute qualité de présence et peut éviter des malentendus de type « Je croyais qu’elle était fâchée contre moi, mais en fait elle a juste très mal dormi..! »

>> Terminez par un tour de clôture: chaque personne répond à la question “Quel est mon ressenti par rapport au résultat obtenu et au processus utilisé?”. Ce tour de parole est très puissant pour tirer les enseignements de ce que l’équipe a vécu en séance et lui permettre de s’améliorer en continu.

 

 

Quelques points d’attention ☝️

> Ne soyez pas un trop grand groupe. Nous partons du principe qu’au-delà de 12 personnes, une équipe de travail devrait se diviser en 2 sous-groupes en se répartissant la charge de travail et l’autorité.

> Vous pouvez augmenter encore la qualité de vos réunions si vous avez  des rôles clairement définis et répartis entre les membres de votre équipe. Pour cela vous pouvez lire cet article. Cela vous aidera notamment à prendre plus efficacement les décisions en sachant « Qui a autorité sur quoi? », ce qui permettra d’orienter les discussions lorsque le groupe tend vers une recherche de consensus.

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