Retour sur le processus d’entrée par un membre de l’Instant Z

par | mars 2022 | Pratiquer la gouvernance partagée, Résolution de conflits | 0 commentaires

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Est-ce que tu voudrais rejoindre l’équipe de l’Instant Z ? »

Juliette m’a posé cette question lors d’une visite amicale il y a plus d’un an…

Il y a quelques jours, mon inclusion était confirmée au sein de l’équipe, au terme du processus d’entrée dans l’organisation.

Que s’est-il passé entre-temps ? Retour sur un processus au long cours et ses principaux ingrédients.

Le processus d’entrée

Voici le processus d’entrée tel que nous le proposons et le transmettons, via nos fiches pratiques notamment :

Processus d'entrée organisation gouvernance partagée Instant Z

Techniquement, ce processus est détaillé sous forme de règle (Note), au niveau du cercle ancrage de l’Instant Z, appelée « processus d’inclusion ».

Dans le modèle Z, la création, modification, suppression d’une règle est validée au consentement en réunion de réorganisation, sur proposition d’un membre du cercle.

Je vais maintenant écrire cette règle (en tout ou en partie) telle que formulée dans le règlement de l’Instant Z, et commenter son application dans le cas de mon inclusion.

Processus d’inclusion

Toute demande d’entrée à l’Instant Z se fait sur recommandation d’un membre de l’organisation. Il devient de fait le parrain ou la marraine de la personne en demande et est en charge du suivi de l’inclusion. Le parrain ou la marraine est invité à annoncer en réunion opérationnelle du cercle d’ancrage son intention d’enclencher le processus d’entrée et procéder à un tour d’avis des membres présents. S’il n’est pas lui-même membre du cercle d’ancrage, il se fera inviter par un lien représentation. À l’issue de ce tour de consultation, il est libre de poursuivre ou d’abandonner le processus.

Maxime : Novembre 2020, Juliette me propose de rejoindre l’équipe. Nous vivons sur le même lieu de vie collectif, suivi de longue date par l’Instant Z. Elle m’informe, dans les grandes lignes, des étapes du processus d’inclusion. Je me dis « pourquoi pas » ? Je lui dis « allons-y ». Elle en informe le cercle d’ancrage et décide de poursuivre.

1. Accueil par parrainage

Le parrain ou la marraine informe la personne demandeuse sur le fonctionnement de l’organisation et lui transmet un livret d’accueil simple (raison d’être, valeurs, design de gouvernance). La personne est accompagnée pour comprendre la culture et les pratiques portées par l’Instant Z.

Maxime : Je ne me souviens pas d’un moment particulier d’information, mais en tous cas je me souviens d’avoir lu le livret d’accueil, qui reprend les éléments essentiels. A ce stade, c’est encore très abstrait.

2. Période d’observation

La personne demandeuse est présente à 3 réunions en tant qu’observatrice avec introduction et clôture en individuel par le rôle parrainage. C’est l’occasion de commencer à faire connaissance.

Maxime : En réalité, j’ai participé à bien plus que cela. Cette étape est essentielle, car elle permet d’une part de découvrir de l’intérieur le fonctionnement de l’équipe, l’organisation, les interactions… mais aussi de prendre part activement à certaines réunions, et de « sentir » ce dont nous sommes capables individuellement et ensemble ! Il faut dire que nous n’avons pas tous le même bagage, les mêmes intérêts, les mêmes exigences…

A l’époque, on parlait de « partenaires apprenants », et cette partie du processus est en révision pour la consolider, afin que les personnes qui rentrent en période d’exploration mutuelle (voir la suite), soient déjà opérationnelles pour donner des formations, réaliser des accompagnements basiques…

Pendant cette période, j’ai assisté à une formation dans le sud-ouest, participé à des codevs, observé des réunions et des accompagnements… puis j’ai réalisé une première co-animation avec Cendrine fin juin 2021, tous deux sous la supervision de Juliette… une expérience incroyable et prometteuse.

3. Exploration des motivations

Après avoir reçu de son parrain ou sa marraine une série de questions permettant de cibler la demande de motivation (alignement sur la raison d’être et les valeurs de l’organisation et les autres éléments clés identifiés par les membres), la personne rédige une lettre, fait une vidéo ou utilise tout autre moyen permettant de faire part à l’équipe de ce qui l’anime à rejoindre l’Instant Z.  S’en suit un temps d’échange […]

Maxime : Je me souviens clairement de ce moment… j’étais en Bretagne, où j’allais déménager prochainement, quelques jours avant le séminaire d’été de l’instant Z qui aurait lieu dans la foulée de ma première co-animation, et qui serait l’opportunité idéale de valider mon inclusion si je le souhaitais. Je me suis dit, à nouveau, « pourquoi pas » ? J’ai alors tourné une petite vidéo adressée à l’équipe en place, leur expliquant que je me surprenais moi-même, et retraçant un peu le « pourquoi » de cette inclusion.

J’y évoque ma sensibilité, ma difficulté à relationner au sein des groupes depuis tout petit et la réponse pertinente qu’apportent les outils de gouvernance partagée… je retrace mon engouement des réunions opérationnelles en formation de permaculture quelques années auparavant, mon immersion dans le modèle Z sur mon lieu de vie, la manière dont je me suis rapproché de l’Instant Z…

Durant cette période d’observation, j’ai formalisé une raison d’être personnelle : « Favoriser l’émergence et la réalisation de projet individuels ou collectifs vertueux par la connaissance de soi, la relation authentique et la gouvernance partagée ».

4. Validation collective

Suite à l’échange avec la personne demandant l’inclusion, la décision de poursuite du processus est prise au consentement de tous les membres présents. Le focus peut être mis sur les comportements soutenant ou freinant les tâches et/ou les relations. Si la demande est validée s’ouvre une période d’exploration mutuelle […]

Si le processus est interrompu, un résumé du contenu des objections valides est transmis à la personne demandeuse.

Maxime : Il faut dire que c’était un particulier, cette année là. Suite au départ d’Yvan, co-fondateur de l’Instant Z, un remaniement était indispensable puisqu’il occupait une place importante dans la structure. Il fallait aussi prendre soin de l’équipe et avant tout des humains qui la composent. Après quelques balbutiements, les quelques « partenaires apprenants » ont été invités à rejoindre l’équipe pour une période d’inclusion (ou d’exploration mutuelle) : Cendrine, Charlie, Maurizio, Maxime.

Après un entretien lors d’une balade en extérieur, nous avons tous été « adoubés » ; nous allions doubler les effectifs, ce n’est pas rien !

5. Exploration mutuelle

Si le processus se poursuit, le livret d’accueil complet est transmis à la personne pour qu’elle ait le maximum d’informations sur l’organisation et sa structure. Elle s’engage à respecter l’ensemble du règlement. S’ouvre alors une période d’exploration mutuelle de 6 mois, reconductible une fois. […]

Lors de cette période la personne fait partie intégrante de l’organisation, elle prend en charge des rôles, s’engage sur un nombre d’heures minimums par semaine, fait avancer concrètement des tâches et participe aux réunions. Lorsqu’elle intervient sur des formations, des accompagnements ou lors d’événements elle se présente comme membre de l’Instant Z et peut vendre des prestations au nom l’organisation.

Maxime : Cette période a commencé par… les vacances. Nous avions convenu que nous commencions la période d’inclusion à la rentrée scolaire, pour faire le bilan en février-mars 2022. Je venais de m’établir en Bretagne, je connaissais encore peu de monde… je me suis plongé dans la matière avec prudence mais détermination. Une seconde co-animation, bien différente de la première, m’a permis de sentir que je devais trouver mon « style » et mon objectif est devenu clair : avant la fin de la période d’inclusion, j’aurai animé seul une formation aux fondamentaux de la gouvernance partagée. J’ai découvert que ça nécessite beaucoup de travail en amont, surtout quand on travaille avec précision, comme c’est le cas au sein de l’équipe…

6. Validation collective

À l’issue de la période d’exploration mutuelle, un bilan est fait sur la base d’une grille d’évaluation afin d’observer l’adéquation entre l’attitude de la personne, la dynamique collaborative et les projets de l’organisation. […]

Maxime : Après un temps de préparation individuel, nous avons passé une matinée en visio pour échanger nos appréciations, sur base d’une grille d’évaluation tirée de la gouvernance cellulaire, entre autres. Peu de temps après, j’ai reçu un appel téléphonique de ma marraine, qui me confirmait mon inclusion !

7. Inclusion

Si l’inclusion est validée, le parrain ou la marraine est en charge d’informer tous les membres de l’organisation de l’entrée de la personne et d’organiser un événement pour célébrer son inclusion.

Maxime : A l’heure où j’écris ces lignes, j’attends ce grand moment !

Conclusion

En réalisant cet exercice, dont je n’avais pas imaginé la tournure alors que je commençais à écrire ces lignes, j’ai été surpris de constater que chaque étape prévue au règlement avait été respectée, vécue devrais-je plutôt dire, et avait son importance.

En formation comme en accompagnement, nous expliquons l’intérêt de formaliser la structure et le règlement, et nous insistons sur la nécessité de mettre à jour cette formalisation régulièrement, pour refléter au mieux la réalité du terrain, ou pour faire évoluer le cadre lorsqu’une initiative, un imprévu, de nouveaux projets… en révèlent la nécessité ou la pertinence.

J’ai été amusé, lors de la validation collective (étape 6), que nous ayons identifié en fin de processus des pistes d’améliorations, qui ont été intégrées dans les heures qui ont suivi ! Et je crois que c’est possible parce que les choses sont claires et reflètent la réalité : en substance, comment est répartie l’autorité et comment se prennent les décisions…

J’ai donc rejoint « une organisation agile » avec une équipe « agile » aguerrie… c’est parfois vertigineux, mais qu’est-ce que c’est bon !

Dans votre organisation, comment se passe l’arrivée de nouveaux membres ? Avez-vous formalisé un processus d’entrée ?

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