Comment amener les outils et principes de la gouvernance partagée au niveau politique ?

Dans cet article, nous vous présentons le travail d’un de nos partenaires avec qui nous soutenons les communes françaises dans la mise en place d’une gouvernance partagée en interne : Fréquence Commune.

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👉 Retrouvez chaque mois dans notre bulletin d’information nos  derniers articles, fiches pédagogiques ou webinaires pour mieux connaitre la gouvernance partagée et approfondir vos pratiques.

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Quand la gouvernance partagée s’invite en politique

Depuis quelques temps déjà, nous collaborons avec la coopérative Fréquence Commune qui “agit en faveur d’une démocratie plus directe, ancrée dans les communes, pratiquée et auto-organisée directement par les habitant·e·s, pour l’intérêt commun.”

Lors de notre formation Piloter une organisation agile, nous parlons de certaines pratiques de la gouvernance partagée comme étant des outils permettant “d’amener de la démocratie en entreprise”.

En démocratie participative, il s’agirait “de (r)amener de la démocratie dans les communes” !

Voici le témoignage de la mairie La Crèche (Nouvelle Aquitaine) qui décrit comment l’équipe municipale a redéfini son fonctionnement pour que la démocratie soit effective en interne (délégation du pouvoir, périmètres de décisions, entrée des habitants dans les commissions etc.).

L’article ci-dessous a été rédigé par Ondine Baudon, membre de la coopérative Fréquence Commune.

 

Au cœur de la Mairie : démocratie interne à La Crèche 🧐

 

28 janvier 2021

Nées de collectifs d’habitants désireux de changer les pratiques politique à l’échelle de leur commune pour retrouver un pouvoir de décider et d’agir par et pour les habitants, les trois équipes municipales de Saint-Senoux (Bretagne), La Crèche (Nouvelle-Aquitaine) et Ambierle (Auvergne) sont aujourd’hui à la mairie de leur commune. Ces habitant·e·s, débutant·e·s dans l’exercice de la gestion municipale sont aujourd’hui élu·e·s de la majorité et portent un projet politique fort : transformer le fonctionnement pyramidal de l’institution municipale vers un fonctionnement ouvert et participatif.

Ce réel changement culturel sur l’exercice du pouvoir, sur la place du/de la maire pose des défis incontournables : Comment être efficaces dans les prises de décision en équipe (de 15 à 40 élu·e·s) et s’accorder sur une vision politique commune ?

 

Formation à La Crèche sur la définition du fonctionnement de leur démocratie interne.

Retour sur les retours d’expériences des mairies qui ont fait la formation-action sur la Démocratie interne avec Tristan Rechid, Mathilde Houzé, Juliette Mouy, nos formateurs de Fréquence Commune.

 

Contexte local

Lætitia Hamot, maire de La Crèche (Nouvelle-Aquitaine) nous raconte.

“La Crèche est une ville de 6000 habitant·e·s à coté de Niort. Niort a une économie sociale très implanté depuis des années (siège de la Macif, Maif, Maaf…). Historiquement, les maires élu·e·s sont de gauche, jusqu’au grand balayage de 2014 où tout est passé à droite.
Avant notre arrivée à la mairie, La Crèche avait un maire très traditionnel, très autoritaire, il décidait de tout, tout seul “dans sa tour d’argent”, c’était l’image « du maire ce notable ».

 

Naissance de la liste participative

“En voyant les élections municipales arriver, nous nous sommes rendus compte qu’aucune opposition ne s’annonçait. Nous avons tous eu peur de 6 ans sans opposition. En janvier 2020, nous avons commencé à réfléchir en collectif, à se rassembler pour voir ce que les gens avaient envie de faire pour La Crèche. Les élu·e·s actuels (qui n’avaient jamais été élus auparavant) se sont tous rencontrés à ce moment là. Nous avons fait des réunions citoyennes qui ont très bien marché. La campagne a été extrêmement rapide : nous avons déclaré notre liste mi-février pour les élections qui avaient lieu en mars. Contre toute attente, nous avons gagné !”

 

Qui sont les personnes qui composent la nouvelle équipe municipale ?

“Nous sommes 22 élu·e·s de la majorité, sur lesquels 18 n’avaient jamais été élus auparavant : nous sommes des débutant·e·s ! Les adjoints débutent aussi totalement dans la vie municipale. En tant que maire, je suis la représentante de l’équipe mais je ne suis pas la décisionnaire unique. Mon rôle n’est pas d’être au dessus de tout le monde et d’imposer ma vision. Ce changement culturel semble plus compliqué à comprendre pour les habitants et les agents que pour moi car souvent ils attendent de moi que j’agisse ainsi, mais nous, nous fonctionnons en gouvernance partagée.”

 

Comment fonctionniez-vous avant de travailler sur votre gouvernance interne avec les formateur·trice·s de Fréquence Commune ?

“Avant la formation il y avait plusieurs choses qui dysfonctionnaient, par exemple :

Les réunions du Bureau municipal duraient très longtemps : beaucoup de longues discussions et finalement peu de prises de décision ;
Il y avait des Plénières mais l’organisation et le choix des sujets étaient très flous ;
Nous avions un comité de direction qui était composé des responsables des services qui étaient livrés à eux-même ;
Mais ce qui nous manquait le plus c’était les périmètres de décision de chacun, nous n’avions pas défini dans un règlement clair de qui décidait de quoi, où et quand. C’était surtout compliqué pour les agents de s’y retrouver dans ce nouveau fonctionnement participatif sans règles claires car ils avaient l’habitude d’une autorité territoriale très descendante (on a une centaine d’agents répartis dans divers services avec une dizaine de cadres).
Nous ne trouvions pas le temps de travailler sur notre gouvernance car nous nous sommes très rapidement retrouvés submergés par l’énormité de ce qu’on devait apprendre, faire et décider et par la gestion des affaires courantes. Cette formation nous a donné l’occasion de le faire. Par la suite, ce nouveau fonctionnement nous a fait gagner beaucoup de temps.
Au début nous pensions que la formation allait nous apporter de quoi nous outiller sur la démocratie participative. Mais en fait, l’objectif principal a été de travailler sur notre schéma de gouvernance interne (entre élu·e·s). Une fois que nous avons défini ça, tout est devenu très clair et facile à mettre en musique. Aujourd’hui nous travaillons avec les agents pour construire la proposition et nous apporter tous les éléments techniques.”

Juste au moment de la formation avec l’équipe de Fréquence Commune, nous changions de DGS (directeur général des services). La formation a facilité l’insertion de la nouvelle DGS lors du recrutement car nous avons maintenant un fonctionnement clair à lui présenter dans lequel elle a un rôle précis et défini.”

 

Description du schéma :

Instant Z - démocratie participative - fréquence commune

 

La Plénière

(cercle rouge englobant tout le schéma) “C’est pour nous l’instance la plus importante.”

Rôle : Définir la ligne politique, la stratégie à long terme. Définir les valeurs et s’assurer que l’ensemble suive bien ces lignes.

Pourquoi ? : Garder une cohérence dans tous les projets de la mairie et construire une vision politique commune.

Qui ? : 22 élu·e·s de la majorité + 7 non élu·e·s colistier·e·s + un·e animateur

Quand ? : 1 fois par mois

Périmètre de décision : tout ce qui relève des grandes décisions qui impacteraient tous les groupes de travail et les grands sujets politiques.

 

Les groupes de travail

(cercles de couleurs autour du bureau)

Rôle : Ils reprennent le périmètre de ce qu’on appelle classiquement les commissions. Mais il se trouve que nous aujourd’hui on n’arrive pas à travailler avec l’opposition. Donc les groupes de travail sont les commissions moins l’opposition.

Pourquoi ? : Permettent l’autonomie des élus sur les projets de leur délégation.

Qui ? : 5 élu·e·s de la majorité + au choix des élus d’y convier les agents et habitants.

Périmètre de décision : toutes les décisions qui concernent le groupe de travail sont prises dans le groupe de travail par les 5 élu·e·s qui le composent. Sauf quand la décision engage la vision politique générale, où elle sera alors saisie par la Plénière par les 22 élus + 7 colistiers. Les informations concernant les décisions du groupe de travail sont régulièrement transmises à la Plénière. La Plénière peut aussi réagir quand une décision a été prise en groupe de travail alors qu’elle aurait du être prise en Plénière.

 

Le Bureau

Rôle : C’est la réunion du maire, des adjoints et des conseillers municipaux délégués. Le bureau gère tout ce qui relève de l’exécutif.

Qui ? : Maire + Adjoints + Conseillers municipaux délégués + un·e animateur

Périmètre de décision : tout ce qui relève de l’exécutif, de l’urgent ou de l’intergroupes-de-travail.

 

Les flèches

Les flèches sont très importantes dans le schéma. Chaque groupe de travail a un animateur qui est dans la plupart des cas Adjoint (sinon conseiller municipal délégué ou bien vice président à la com com). Cet animateur porte le travail de son groupe de travail, il est donc le lien avec le Bureau. Il peut donc aussi amener des informations du Bureau vers le groupe de travail.

 

RB (référents binômes)

Rôle : Représentant du groupe de travail à la Plénière.

Qui ? : N’importe qui du groupe de travail sauf l’Adjoint.

Pourquoi ? : L’Adjoint est le représentant de son groupe de travail au Bureau et par ailleurs il siège au Bureau en tant qu’adjoint. Il fallait donc un représentant du groupe de travail à la Plénière qui défende le travail du groupe de travail sans défendre en même temps le travail du Bureau. C’est donc n’importe qui du groupe de travail sauf l’adjoint.

 

Quel est le rôle de la maire dans tout ça ?

“Je suis au centre du Bureau : c’est l’instance que je gère principalement. Ça a été très important pour moi pendant la formation de définir mon périmètre de décision. C’était quelque chose qui me manquait beaucoup, j’avais besoin de savoir car j’avais beaucoup d’attentes de la part du préfet, des habitants, des agents sur la définition de mon rôle.

Le périmètre de décision qui m’est propre c’est tout ce qui touche à la sécurité notamment car c’est moi qui suit responsable.”

 

Ce qu’il vous reste à travailler sur ce schéma :

“Nous allons faire un séminaire sur la transition écologique pour définir une charte de valeurs écologiques que nous défendrons en Plénière sur tous les projets et dont vont pouvoir se saisir tous les groupes de travail. Cette charte sera un filtre qui s’appliquera à chacun de nos projets.”

 

Questions des intervenant·e·s et du public à Lætitia Hamot, maire de La Crèche :

Quelle est la place de l’habitant dans le schéma ?

Nous souhaitions d’abord nous structurer sur la démocratie interne à 22 élu·e·s avant d’aller chercher la participation des habitant·e·s car nous n’étions déjà pas efficaces entre nous pour prendre des décisions collégialement et efficacement.
Pour l’instant, la place de l’habitant est dans les groupes de travail. Chaque groupe de travail va chercher l’habitant sur des sujets précis. Nous commençons à choisir des sujets sur lesquels nous voulons faire de la participation citoyenne.

Question sur vos Plénières : quelle fréquence ? Comment animez-vous vos Plénières ? Alternez-vous Plénières et Conseils municipaux ?
Nous faisons une Plénière une fois par mois. Nous essayons d’en placer une systématiquement la semaine précédant le Conseil municipal (dans ce cas là, elle sera axée sur la Conseil municipal et sa préparation pour que tous les élus soient au même niveau d’information). Sinon le reste du temps nous essayons d’axer la Plénière sur les lignes stratégiques (ex : sur le budget : pour déterminer en Plénière des grands axes du budget).

Comment décidez-vous de l’ordre du jour de la Plénière ? Chaque responsable de groupe de travail amène un sujet ?
C’est l’animateur de la Plénière qui récupère les sujets des groupes de travail. Puis en début de Plénière nous faisons remonter en haut de l’ordre du jour ceux qui sont à traiter en priorité. Parfois, vu que nous débutons dans ce fonctionnement, il y a des points à l’ODJ de la Plénière que nous renvoyons au groupe de travail car nous nous rendons compte que c’est bien du ressort de leur périmètre de décision et pas celui de la Plénière, et vice versa : certains sujets sont amenés comme des informations par les groupes de travail et la Plénière peut décider qu’il en relève plutôt de l’ordre de la consultation ou de la codécision dans le groupe élargi de la Plénière et pas à huis clos en groupe de travail.

Arrivez-vous à utiliser les outils d’intelligence collective que vous avez découvert lors de la formation et du coup à animer les réunions de manière rigoureuse et efficace ?
C’est difficile de rompre avec les vieilles habitudes de réunions-débats mais nous sommes tous vigilants et nous nous rappelons régulièrement les règles pour remettre le cadre.

Des techniciens ont-il participé à la formation, ou bien elle était-elle réservée aux élu·e·s ?
Oui, les techniciens ont participé à la formation le troisième jour. Ça a été essentiel car nous venions de passer 2 jours à construire notre schéma de gouvernance, ça prenait sens pour nous, nous avons pu leur montrer ce que nous avions construit et travailler avec eux sur ces nouvelles bases. Ils ont très vite adopté les nouvelles règles de fonctionnement, c’est maintenant beaucoup plus clair pour eux. Ils en avaient vraiment besoin pour savoir comment travailler avec nous.

Y a-t-il des techniciens dans les groupes de travail ou ce ne sont que les 5 élu·e·s ?
C’est au choix des groupes de travail d’intégrer des techniciens. Mais oui c’est possible et beaucoup le font, par exemple le groupes de travail « voirie » travaille systématiquement avec le responsable des services techniques. Et s’il n’y a pas l’agent, c’est l’adjoint qui fait le lien.

Qui anime la Plénière ? Et y a-t-il un animateur pour chaque groupe de travail ?
Pour les Plénières (et le Bureau) nous avons fait une élection sans candidat pour nommer un animateur. Pour les groupes de travail pour l’instant c’est l’Adjoint qui joue le rôle d’animateur sachant qu’on garde bien en tête cette vigilance sur la nécessité d’avoir un animateur qui ne soit pas juge et parti (car l’adjoint siège au groupe de travail et au Bureau).

Y a-t-il d’autres rôles lors des réunions que celui d’animateur ? Par exemple un rapporteur ?
Il y a le référent binôme qui rapporte le travail des groupes de travail en Plénière. Il y a aussi l’adjoint qui rapporte le travail du groupe de travail au Bureau. Et il y a évidement un·e secrétaire de séance.

A quel moment les agents participent à l’éclairage des problématiques ?
– Via l’adjoint ;
– via le comité de direction (codir) ;
– via les groupes de travail où les élu·e·s choisissent les techniciens qui ont le dossier en charge de venir travailler en groupe de travail car nous avons fondamentalement besoin de leurs compétences.

Y a-t-il du travail qui se fait entre les groupes de travail en dehors du Bureau ou de la Plénière ? (ex : la transition écologique qui va travailler avec les finances)
Oui clairement. Souvent nous avons des groupes qui se chevauchent. Par exemple la Voirie et les Budgets (car la voirie est souvent avec marchés publics). Idem pour l’Enfance et l’Écologie. C’est à l’initiative des groupes de travail de se solliciter entre eux et d’organiser des réunions et des questionnements en commun.

Quels critères vont être mis en place pour choisir le/la nouvelle DGS ?
– clairement le critère d’adhérer à nos valeurs ;
– d’accepter de travailler avec des élu·e·s qui ne sont pas classiques ;
– d’accepter de prendre de la distance avec cette image du “maire ce notable” qui décide de tout ;
– et surtout de grandes capacités de management.

Comment vous avez réparti vos indemnités ?
Nous avons une équipe très jeune, et beaucoup ont une activité professionnelle à côté (seulement deux retraités dans notre liste). Tous les conseillers municipaux ont une indemnité (même les conseillers de l’opposition). Nous avons 7 niveaux d’indemnité : conseillers municipaux, conseillers municipaux délégués, adjoints, maire et entre les deux on a deux adjoints qui se sont mis à mi-temps pour donner plus de temps à la commune. D’autres ont souhaité moins participer, ils ont donc fait un geste pour les deux adjoints qui se sont mis à mi-temps pour qu’ils aient une indemnité plus conséquente. Mon indemnité à moi est de 1500€ brut. J’ai pour ma part arrêté mon activité professionnelle car il était impossible de combiner les deux.

Lætitia Hamot lors de la formation-action.

 

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